छत्तीसगढ़ ई-ऑफिस दिशा-निर्देश: फाइल एडिटिंग, क्लोजर की पूरी प्रक्रिया

e-Office Chhattisgarh रायपुर। छत्तीसगढ़ शासन ने प्रदेश में सुशासन को और अधिक प्रभावी, पारदर्शी और जवाबदेह बनाने के उद्देश्य से ई-ऑफिस (e-Office) प्रणाली के संचालन में महत्वपूर्ण दिशा-निर्देश जारी किए हैं। सामान्य प्रशासन विभाग की तरफ से जारी किए गए ये निर्देश, मंत्रालय से लेकर जिला स्तर तक के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों के लिए अत्यधिक उपयोगी हैं। अब ई-ऑफिस के माध्यम से नस्तियों (files) के विषय में सुधार (edit), उनका क्लोजर (closure) और पार्क (park) करने की प्रक्रिया को पूरी तरह सरलीकृत (streamlined) कर दिया गया है।

ई-ऑफिस के नए दिशा-निर्देश: महत्वपूर्ण बिंदु

शासन द्वारा जारी आदेश के अनुसार, अब सरकारी कामकाज में फाइलों का प्रबंधन और बेहतर तरीके से हो सकेगा। प्रमुख अपडेट्स निम्नलिखित हैं:

विषय में संशोधन (Edit Subject): जिस ई-ऑफिस आईडी से फाइल शुरू की गई है, वह उसे एडिट करने के लिए सशक्त (authorized) होगा। इसके साथ ही, अनुभाग अधिकारी और उनके अधीनस्थ लिपिकीय कर्मचारी भी आवश्यकतानुसार विषय को संशोधित कर सकते हैं।
फाइल क्लोजर (File Closure): यदि किसी फाइल पर आगामी समय में कार्रवाई अपेक्षित नहीं है, तो उसे ‘क्लोज’ किया जा सकता है। इसके लिए लिपिकीय कर्मचारी को अनुभाग अधिकारी से अनुमति लेनी होगी। क्लोज की गई फाइलें ‘क्लोज्ड फाइल फोल्डर’ में सुरक्षित रहेंगी और आवश्यकता पड़ने पर उन्हें पुनः खोला (Re-open) जा सकेगा।
फाइल पार्क करना (Park File): फाइलों को लंबित कार्रवाई से बचाने के लिए ‘पार्क’ विकल्प का उपयोग किया जा सकता है। अवर सचिव और उच्च अधिकारी 3 दिन तक, जबकि अन्य कर्मचारी 2 दिन तक फाइल पार्क करने के लिए अधिकृत हैं। अधिक दिनों के लिए वरिष्ठ अधिकारी की अनुमति आवश्यक है।
टू-डू लिस्ट (To-Do List): कर्मचारी अपने ई-ऑफिस होम पेज पर जाकर ‘+’ बटन के माध्यम से अपनी ‘टू-डू लिस्ट’ (To-Do List) बनाकर दैनिक कार्यों को व्यवस्थित (organize) कर सकते हैं।

तकनीकी प्रक्रिया: फाइल एडिटिंग, क्लोजर और पार्किंग

शासन द्वारा जारी “eoffice parking and closing.pdf” के अनुसार, प्रक्रियाओं को सरल बनाने के लिए निम्नलिखित स्टेप्स का पालन करें:

1. ई-ऑफिस में फाइल का विषय (Subject) संशोधित कैसे करें?

फाइल का विषय अपडेट करने के लिए यह प्रक्रिया अपनाएं:

Step 1: अपने ई-ऑफिस के File मेन्यू में जाकर Created या Inbox विकल्प चुनें और संबंधित फाइल को खोलें।
Step 2: फाइल खुलने पर नोटशीट के ऊपर दिए गए EDIT मेन्यू पर क्लिक करें।
Step 3: फाइल के कवर पेज पर ‘Subject’ के ‘Description’ बॉक्स में जाकर नया विषय लिखें।
Step 4: अंत में Save बटन पर क्लिक करें। आपका फाइल विषय सफलतापूर्वक अपडेट (update) हो जाएगा।

2. फाइल को नस्तीबद्ध (Close) या Re-open कैसे करें?

यदि किसी फाइल पर वर्तमान में कार्रवाई अपेक्षित नहीं है, तो उसे क्लोज करने की प्रक्रिया इस प्रकार है:

क्लोज (Close) करने की प्रक्रिया:
- File के Inbox में जाकर फाइल खोलें और Send for Approval मेन्यू पर क्लिक करें।
- अपने Reporting Officer (अनुभाग अधिकारी से सचिव तक) को क्लोजर हेतु रिक्वेस्ट भेजें।
- जिन अधिकारियों के पास ‘Closing Approver’ का अधिकार है, वे File Repository के Approval Request में जाकर आपके अनुरोध को स्वीकार करेंगे, जिससे फाइल क्लोज हो जाएगी।
Re-open करने की प्रक्रिया:
- क्लोज फाइल को पुनः खोलने के लिए File Repository के Closed File में जाएं।
- संबंधित फाइल चुनकर Re-Open का अनुरोध भेजें। रिपोर्टिंग अधिकारी द्वारा स्वीकृति मिलने पर फाइल पुनः आपके Inbox में आ जाएगी।

3. फाइल को पार्क (Park) कैसे करें?

फाइल को अस्थायी रूप से ‘पार्क’ करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

Step 1: File के Inbox में जाकर संबंधित फाइल को खोलें या सिलेक्ट करें।
Step 2: ऊपर दिए गए Park मेन्यू पर क्लिक करें।
Step 3: Parking Confirmation विंडो में पार्किंग की तारीख (Due Date) चुनें और जरूरी ‘Parking Remark’ दर्ज करें।
Step 4: OK बटन दबाएं। अब फाइल आपके Parked फोल्डर में प्रदर्शित होगी।
अनपार्क (Unpark) करना: यदि फाइल को वापस सक्रिय करना हो, तो Parked फोल्डर में जाकर Unpark विकल्प चुनें और रिमार्क दर्ज कर OK करें।

सुझाव: अपने कार्यों को ट्रैक करने के लिए, आप To Do List का उपयोग करना न भूलें। इसके लिए अपने होम पेज पर ‘To Do List’ में जाकर ‘+’ बटन पर क्लिक करें और अपने आज के कार्यों को लिस्ट में शामिल करें।

नोट: फाइल का विषय संशोधित करने के लिए File मेन्यू के Created/Inbox में जाकर फाइल खोलें, फिर EDIT बटन का उपयोग कर कवर पेज पर विषय अपडेट करें।

इसी प्रकार, फाइल को क्लोज (Close) करने के लिए Send for Approval के माध्यम से ‘क्लोजिंग अप्रूवर’ (Closing Approver) को अनुरोध भेजना होगा। फाइल अप्रूव होते ही ‘क्लोज्ड फोल्डर’ में चली जाएगी। यह प्रक्रिया न केवल समय की बचत (time-saving) करेगी, बल्कि प्रशासनिक दक्षता (administrative efficiency) को भी बढ़ाएगी।